5 bonnes pratiques pour travailler avec un freelance

Travailler avec un freelance offre de nombreux avantages, comme par exemple combler un déficit de ressources internes, renforcer ponctuellement une équipe projet ou encore la possibilité de confier certaines missions à un spécialiste.

Le succès d’un tel partenariat repose principalement sur le choix du meilleur freelance pour la mission confiée et d’un cadre de mission clairement défini.

Étant indépendant depuis plusieurs années, et ayant également travaillé chez l’annonceur avec des free’, je vous livre mes meilleures pratiques pour travailler efficacement avec un partenaire externalisé.

#01 Choisissez un freelance spécialisé (ou non) dans votre secteur d’activité

Choisir le (bon) freelance avec lequel l’entreprise décidera de travailler est, bien évidemment, la première étape.

Comment choisir un freelance ?

Bien souvent les freelances sont conseillés par son entourage. Si le bouche-à-oreille reste un excellent moyen de rencontrer des prestataires, les entreprises peuvent également se fier à la visibilité et aux actions de promotion engagées par les indépendants pour se faire connaître. Ces derniers n’hésitent pas à publier des articles de blog, animer des webinars, interagir sur les réseaux sociaux ou créer leurs profils sur des plateformes de mise en relation entre freelances et entreprises.

Certaines sont spécialisées dans des secteurs d’activité et d’autres sont plus généralistes. Les plus connues sont Crème de la crème, Malt ou encore Upwork. Le vrai plus de ces solutions est qu’elles rassemblent plusieurs profils que l’on peut comparer au travers d’une série de critères prédéfinis. En revanche, l’affichage d’un TJM (Taux Jour Moyen) n’est pas toujours représentatif du budget qui pourrait être engagé par l’entreprise. Chaque mission étant unique, avec ses spécificités, son mode opératoire, ses contraintes et enjeux, qu’il peut s’avérer difficile d’indiquer un prix jour moyen. Une fourchette de prix pourrait paraître plus exacte, ou un exemple de prix par type de missions.

Si le tarif demandé par un freelance peut sembler supérieur à celui d’un salarié, il convient de rappeler que le coût global d’une prestation externalisée comprend les charges et taxes, le matériel et logiciels, le téléphone et internet, les locaux et transports, les frais de gestion administrative…

Sur quels critères choisir son prestataire ?

En complément des différents critères de choix spécifiques à la nature et à la durée du partenariat, il y a une réflexion à mener sur l’expérience du freelance acquise auprès de ses précédents clients autant que sur la nature de ses compétences.

Confier son projet à quelqu’un ayant déjà travaillé dans le même domaine d’activité permet de réduire le temps de la découverte du marché, des offres, des audiences cibles… C’est aussi l’assurance de s’appuyer sur un collaborateur qui aurait déjà pu évaluer les bonnes pratiques acquises au cours de ses expériences passées.

Toutefois, si l’entreprise est en quête d’innovation, cherche à sortir du cadre et à repenser ses process, elle peut se tourner vers un freelance expert métier n’ayant pas ou peu de connaissances du secteur d’intervention. Ses compétences métier et ses soft skills seront évaluées pour mener à bien la mission. Les soft skills attendues sont l’agilité, la rapidité d’adaptation et le goût de la nouveauté.

#02 Définissez précisément le cadre de la mission

Contractuellement, le freelance rédige un devis ou une lettre de mission puis adresse sa facture à l’entreprise cliente à la fin de la mission.

Brief de cadrage et recueil des besoins

Cette phase de découverte est essentielle pour cerner les contours de la mission. Le freelance doit tout d’abord mener son audit en identifiant :

Les cibles, le marché et les concurrents au travers d’études quantitatives et qualitatives
Les outils de visibilité et de promotion de l’entreprise : site web, réseaux sociaux, publicité display…

Plusieurs sujets et questions seront abordés lors de la réunion de brief entre l’entreprise cliente et le freelance :

Stratégie : historique, contexte, enjeux et objectif
Audience : les pains points et besoins identifiés des personas…
Offres : best seller, nouveautés, ventilation des ventes de produits et services…
Data : chiffre d’affaire, panier moyen, indicateurs de résultats internes…
Ressources et moyens : équipes, process, investissements…

Planning et ressources

Une fois les besoins et contours de la mission définis, le freelance pourra formaliser sa lettre de mission et s’engager sur un planning en fonction des ressources qui lui seront allouées.

Le planning doit pouvoir représenter visuellement :

les dates
les étapes de conception, déploiement, validation
les actions
les chef de projet

Pour suivre l’avancement du projet, le diagramme de Gantt se révèle être un outil très efficace et finalement assez simple à réaliser.

Source Youtube : Comment faire un diagramme de Gantt sur Excel – Docteur Excel

L’identification des ressources est également indispensable pour s’assurer de la bonne gestion du projet.

L’entreprise doit pouvoir indiquer à son prestataire avec quelles équipes il ou elle sera amener à travailler. Une réunion de lancement est nécessaire pour comprendre les métiers des collaborateurs et leur périmètre d’intervention. Comprendre « qui fait quoi » a un réel impact sur la conduite de la mission. Dans le cadre d’une refonte de site par exemple, il est indispensable de savoir comment est organisé le service IT pour engager les développements et valider la mise en production.

Par ailleurs, si la mission nécessite des budgets (publicité display par exemple), il convient de préciser au préalable qui, l’entreprise cliente ou freelance, engagera ce type d’investissement.

#03 Communiquez régulièrement au travers d’outils collaboratifs

Pour suivre l’avancée du partenariat, les deux parties sont amenées à échanger régulièrement. Hormis les points d’étape et discussions qui nécessitent des questionnements et de arbitrages de vive voix (en réunion ou en visio), le freelance et l’entreprise cliente ne partagent pas toujours les mêmes locaux. Les outils collaboratifs permettent alors de concentrer toutes les données et informations dans des solutions partagées.

L’ouverture d’une chaine Slack et le partage d’un Trello ou d’un Notion sont désormais des prérequis pour démarrer un projet collaboratif. Tout d’abord, ces espaces permettent de contourner certaines restrictions d’accès aux dossiers internes d’une entreprise. Ces solutions sont aussi de formidables alternatives aux échanges e-mails qui peuvent devenir très (trop) nombreux lorsque plusieurs destinataires sont concernés. Enfin, ces plateformes permettent de segmenter les projets, les équipes et les clients pour accéder facilement aux bonnes sources de contenus.

#04 Faites appel au réseau du freelance

Très souvent, les freelances adoptent les concepts clés de l’entreprise étendue :

Ils s’entourent de professionnels aux compétences complémentaires aux leurs
Ils évoluent dans des locaux type coworking
Ils travaillent simultanément avec plusieurs entreprises clientes

Ce mode de fonctionnement permet de créer des synergies entre clients et partenaires. Ainsi il peut arriver que c’est le freelance lui-même qui recommandera le ou la prestataire qui viendra compléter une équipe projet. Un réseau se construit au grès de ses rencontres professionnelles et celui des freelances est une source à ne pas négliger.

#05 Envisagez le partenariat avec un freelance sur le long terme

La flexibilité d’un freelance offre la possibilité de travailler ensemble sur du court, moyen ou long terme. Sa motivation première demeure la satisfaction de ses clients dont il dépend. Le bouche-à-oreille et les recommandations en dépendent. C’est pourquoi la fidélisation est un enjeu pour maintenir les relations sur le long terme.

Votre partenaire peut se positionner comme un associé, un collaborateur externalisé de votre équipe, qui saura vous accompagner dans la conception et le déploiement de vos projets au quotidien.